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Eventos (presentaciones,conferencias, seminarios…) una estrategia para atraer potenciales clientes

Estos últimos años una de las actividades que me he dedicado es a organizar y coordinar eventos empresariales en diferentes lugares de España, sobre todo en Navarra y la Rioja . Y me gustaría detallar las claves de este tipo de estrategia.

Para cualquier empresa, una de las mejores estrategias para llegar a los clientes potenciales es la de organizar eventos presenciales: presentaciones, conferencias, seminarios, talleres… que les aporten valor e interés. También son muy efectivos los eventos para recordar a los clientes y ex clientes, de qué tu empresa existe, qué es competente y qué está al día de las novedades del sector.

El evento y la estrategia serán un éxito si logras que todos estos factores, solos y en conjunto, funcionen a la perfección:


EL TEMA A TRATAR EN EL EVENTO

El 50 % del éxito de la estrategia es el tema a presentar en el evento, por lo cual hay que ponerle mucha atención en saber y averiguar qué temas les puede interesar al perfil de asistente que quieres que asistan a tu evento. El título del evento es otro de los temas importantes que no puedes olvidar; tiene que ser impactante y que llame la atención adjuntándole una imagen que describa visualmente el tema a tratar.

Si consigues acertar en este apartado te aseguras poderlo repetir en diferentes ciudades e ir mejorándolo en cada jornada.

LA ORGANIZACIÓN Y LA LOGÍSTICA DEL EVENTO

Para tener la capacidad de organizar un evento es imprescindible disponer de una base de datos amplia de las empresas de la zona donde quieres realizarlo, y que esta base de datos la puedas segmentar al máximo para llegar al perfil de empresa y asistente adecuado al enfoque del evento. También es necesario revisar en el CRM o base de datos de los clientes que dispones en la zona para invitarlos.

Una vez tengas la base de datos segmentada, te permitirá realizar una difusión exitosa del evento siguiendo estos procesos:

• Diseño y confección de la convocatoria digital con todo su sistema de inscripción automatizado online, que cuelgue en el sitio web de tu empresa. Si el evento es de pago, la conexión a una pasarela de pago segura
• Buscar el lugar y la sala adecuada para realizar el evento
• Preparación y envió de la convocatoria a la base de datos segmentada según los criterios expuestos anteriormente, mediante una plataforma de envió masivo de emails, que te permita ver los resultados de apertura e interés de los receptores
• Planificación y confección de los e-mails automatizados de las respuestas a las inscripciones y recordatorios a todos los inscritos al evento
• Difusión en todos los medios de comunicación posibles de la zona del evento
• Difusión del evento en las redes sociales
• Compaginar y coordinar con los colaboradores que tengas en la zona, la difusión del evento
• Preparación de la recepción, cátering y documentación a entregar en el evento.
• Análisis y mejora de las acciones de difusión realizadas
• Otros preparativos según el evento

LA SALA DONDE REALIZAR EL EVENTO Y EL CÁTERING

El lugar pueden ser la propia empresa, hoteles, asociaciones, cámaras de comercio? es mejor que sea céntrico y agradable, tiene que disponer un aparcamiento, si es posible en el mismo edificio, para todos los asistentes o uno cerca.

La sala tiene que ser espaciosa y cómoda para que los asistentes y los ponentes se encuentren a gusto. La pantalla y la megafonía tienen que funcionar a la perfección. El formato de la sala se tiene que adaptar al tipo de evento, si es conferencia, al formato conferencia; si es más formativo, al formato escuela y si es más de networking el formato adecuado para realizarlo.

El cáterin tiene que ser atrayente, correcto y abundante, este es un momento clave para realizar contactos con nuevos clientes potenciales y hay que saberlo administrar correctamente por el ponente y sus acompañantes.

LA PONENCIA

El ponente, su ponencia y el soporte a su ponencia, son otros de los ingredientes claves del éxito de todo el proceso estratégico.

El ponente tiene que disponer de estas virtudes:

• Ser un buen comunicador verbal
• Dominar la postura no verbal, como el volumen de voz, el tono y el ritmo del evento.
• Disponer de credibilidad
• Conocedor amplio del tema a tratar en el evento
• Saber dirigirse al público de una manera considerada
• Respetar las ideas y opiniones de los asistentes y al mismo tiempo mostrar adversidad para defender las suyas.
Quiero recalcar que el evento es para aportar valor y a tratar con profundidad el tema propuesto a los asistentes. El público nunca aceptara que el evento sea una promoción de servicios o producto. Hay que tenerlo muy claro este aspecto. Pero si los asistentes al evento consideran que la organización, el networking y la aportación de valor que se les ha proporcionado supera sus perspectivas, permitirán al ponente promocionar los servicios de su empresa unos minutos.

EL SEGUIMIENTO COMERCIAL

Es muy importante realizar un seguimiento comercial de los contactos que han mostrado interés en ampliar los conocimientos del tema tratado, o que tienen interés en una visita de un técnico comercial a su empresa, para personalizar el tema tratado a las necesidades de su empresa. El resto de asistentes, siempre te van a aceptar una llamada telefónica, donde muchas veces se consiguen visitas, en el que algunas se convierten posibles ventas o ventas.

El seguimiento comercial aumenta su éxito, si lo realiza el ponente del evento, ya que es el que ha conseguido alcanzar la confianza de los asistentes.

LA RETROALIMENTACIÓN A LOS ASISTENTES DE LOS EVENTOS

A partir de aquí, es muy importante realizar acciones de retroalimentación de marketing para mantenerlos informados y no perder el contacto:

• Colgar la presentación en la web y enviar un e-mail al asistente para que se la pueda descargar
• Colgar el vídeo o imágenes del evento en tu sitio web
• Inscribirlos al newsletter de tu empresa
• Contactar con ellos en las redes sociales.
• Montar una segunda parte, más avanzada e invitarlos en otro día.

 

Desde ASSISMAN, ponemos toda nuestra experiencia ,para asesorarte desde la primera idea “tipo de Evento” hasta la realización completa de él. No dudes en contactar con nosotros

Fdo: Mercedes Lavieja Arnaiz

( Para descargarte el documento pincha AQUI )

 

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